Обсудить внедрение
Наши менеджеры обязательно свяжутся с вами
Импортозамещаем Програмное обеспечение. Переводим на ПО сертифицированное в РФ.
- Элемент списка
- Элемент списка
- Элемент списка
- Элемент списка
- Элемент списка
Поможем перейти на электронный документооборот с контрагентами и сотрудниками
Настроим интеграцию ЭДО c
1С, CRM, ERP, API Интеграции
Все входящие документы бесплатно
Исходящие от 6 руб. за 1 шт
30+ операторов: Контур.Диадок, Такском, СБИС, Астрал, КРИПТО-ПРО и др.
Спросите менеджера про готовые отраслевые решения.
Настроим Вам электронный документооборот:
- Регистрация входящих и исходящих документов
· Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам осуществляется автоматически.
· При учете поступивших документов - сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
· Автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
· Поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
· Ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
· Формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
· Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам осуществляется автоматически.
· При учете поступивших документов - сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
· Автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
· Поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
· Ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
· Формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
- Автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 и ГОСТ Р 53898-2013
· обмен входящими и исходящими документами,
· учет поступающих документов в журналах,
· увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
· отслеживание состояния отправленных документов.
· обмен входящими и исходящими документами,
· учет поступающих документов в журналах,
· увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
· отслеживание состояния отправленных документов.
- Возможность загружать входящие, исходящие, внутренние документы и файлы со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
· Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов;
· Автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
· Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов;
· Автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
- Внутриорганизационная электронная почта
· Возможность работать с письмами непосредственно в программе при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы.
· Возможность отправить по электронной почте непосредственно из программы любой документ или файл.
· Загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
· Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.
· Возможность работать с письмами непосредственно в программе при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы.
· Возможность отправить по электронной почте непосредственно из программы любой документ или файл.
· Загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
· Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.
- Просмотр, редактирование и контроль версий документов
· Использование соответствующих приложений, установленных на локальных компьютерах пользователей для просмотра и редактирования документов подсистемы «Документационное обеспечение»;
· Возможность просматривать и редактировать текстовые файлы во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе;
· Возможность повседневной работы с документами и файлами непосредственно на рабочем столе; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач;
· Доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
· Автоматическое создание новой версии файла при сохранении изменений в информационной базе с указанием автора, даты и времени создания.
· Возможность из карточки файла посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
· Использование соответствующих приложений, установленных на локальных компьютерах пользователей для просмотра и редактирования документов подсистемы «Документационное обеспечение»;
· Возможность просматривать и редактировать текстовые файлы во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе;
· Возможность повседневной работы с документами и файлами непосредственно на рабочем столе; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач;
· Доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
· Автоматическое создание новой версии файла при сохранении изменений в информационной базе с указанием автора, даты и времени создания.
· Возможность из карточки файла посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
- Шаблоны документов и файлов:
· Возможность настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов пользователем, без привлечения программиста. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
· Заполнение по шаблону реквизитов сразу при создании нового документа из шаблона, и автоматическое присоединение к документу всех указанных в шаблоне файлов, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
· Возможность настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов пользователем, без привлечения программиста. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
· Заполнение по шаблону реквизитов сразу при создании нового документа из шаблона, и автоматическое присоединение к документу всех указанных в шаблоне файлов, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
- Штрихкодирование документов:
· Присвоение автоматически всем документам штрихкода, который можно:
· Распечатать на отдельном листе,
· Распечатать поверх титульного листа бумажного документа,
· Распечатать на наклейке,
· Вставить в электронный документ как изображение.
· Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
· Присвоение автоматически всем документам штрихкода, который можно:
· Распечатать на отдельном листе,
· Распечатать поверх титульного листа бумажного документа,
· Распечатать на наклейке,
· Вставить в электронный документ как изображение.
· Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
- Электронная подпись
· Поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
· Поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
- Печать регистрационных штампов документов
· Возможность выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
· Возможность выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
- Формирование дел
· Ведение номенклатуры дел учреждения, отражать списание документов в дела, формирование регистрационного номера документа с использованием индекса по номенклатуре дел, отражение передачи дел в архив и уничтожение дел.
· Поддержка печати разнообразных делопроизводственных отчетов и печатных форм, таких как обложка дела, внутренняя опись документов дела, итоговая запись о категориях и количестве дел и т. п.
· Ведение номенклатуры дел учреждения, отражать списание документов в дела, формирование регистрационного номера документа с использованием индекса по номенклатуре дел, отражение передачи дел в архив и уничтожение дел.
· Поддержка печати разнообразных делопроизводственных отчетов и печатных форм, таких как обложка дела, внутренняя опись документов дела, итоговая запись о категориях и количестве дел и т. п.
- Несколько резолюций в документах
· Возможность указать несколько резолюций в карточке документа. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники ИПУ РАН, но и должностные лица сторонних учреждений.
· Возможность указать несколько резолюций в карточке документа. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники ИПУ РАН, но и должностные лица сторонних учреждений.
- Визы согласования
Для отражения результатов согласования в карточке документа используются визы согласования. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов и позволяют:
· из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
· в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее;
· отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;
· распечатать лист согласования документа.
Для отражения результатов согласования в карточке документа используются визы согласования. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов и позволяют:
· из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
· в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее;
· отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;
· распечатать лист согласования документа.
- Контроль переданных документов
· Учет передачи документов должностным лицам и контроль сроков возврата переданных документов. Ведение автоматизированного журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи позволяют узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.
· Учет передачи документов должностным лицам и контроль сроков возврата переданных документов. Ведение автоматизированного журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи позволяют узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.
- Связи между документами
· Использование стандартных связей между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддержка единичных, множественных, односторонних и двухсторонних связей.
· Использование стандартных связей между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддержка единичных, множественных, односторонних и двухсторонних связей.
- Учет договоров
Автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
· подготовка проекта договора;
· согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
· учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
· учет и контроль сроков действия договоров;
· автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
· учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
· контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счетов-фактур;
· контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
· расторжение договора.
· Переадресация входящих документов
· Возможность учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
· возможность объединять документы в комплекты.
Автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
· подготовка проекта договора;
· согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
· учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
· учет и контроль сроков действия договоров;
· автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
· учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
· контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счетов-фактур;
· контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
· расторжение договора.
· Переадресация входящих документов
· Возможность учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
· возможность объединять документы в комплекты.
- Поиск документов
· Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
· При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы. Реализована возможность поиска документов по реквизитам с возможностью настройки и сохранения сложных условий поиска.
· Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
· При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы. Реализована возможность поиска документов по реквизитам с возможностью настройки и сохранения сложных условий поиска.
- Хранение файлов
· Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).
· Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).
- Процессы и совместная работа пользователей
В подсистеме ЭДО может быть реализована коллективная работа с документами при помощи следующих бизнес-процессов:
· Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
· Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
· Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
· параллельное;
· последовательное;
· смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
· Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
· Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
· Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
· Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
· Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
· Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело.
· Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация.
· Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
· Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.
· При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон.
· Возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям.
· Возможность настроить шаблоны маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке. Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
· Автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
· Иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
· Возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
· При создании процесса автор определяет срок, до которого должны быть выполнены задачи по процессу. Если по каким-то причинам исполнитель не может выполнить задачу вовремя, он может воспользоваться механизмом переноса сроков.
· Возможность задать вопрос автору процесса.
· Можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач, чтобы отразить требования специфики конкретного процесса. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного учреждения и принятого в нем порядка делопроизводства.
В подсистеме ЭДО может быть реализована коллективная работа с документами при помощи следующих бизнес-процессов:
· Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
· Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
· Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
· параллельное;
· последовательное;
· смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
· Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
· Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
· Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
· Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
· Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
· Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело.
· Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация.
· Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
· Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.
· При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон.
· Возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям.
· Возможность настроить шаблоны маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке. Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
· Автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
· Иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
· Возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
· При создании процесса автор определяет срок, до которого должны быть выполнены задачи по процессу. Если по каким-то причинам исполнитель не может выполнить задачу вовремя, он может воспользоваться механизмом переноса сроков.
· Возможность задать вопрос автору процесса.
· Можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач, чтобы отразить требования специфики конкретного процесса. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного учреждения и принятого в нем порядка делопроизводства.
- Комплексные процессы обработки документации
Комплексный процесс — это сложный процесс, состоящий из одного или нескольких подпроцессов, порядок и условия перехода между которыми могут быть настроены пользователем. Комплексные процессы используются, когда необходимо автоматизировать сложную последовательность действий, состоящую из более простых процессов. Комплексный процесс позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.
Комплексный процесс — это сложный процесс, состоящий из одного или нескольких подпроцессов, порядок и условия перехода между которыми могут быть настроены пользователем. Комплексные процессы используются, когда необходимо автоматизировать сложную последовательность действий, состоящую из более простых процессов. Комплексный процесс позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.
- Управление мероприятиями и протоколами мероприятий
Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации. Под мероприятиями понимаются совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч. Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.
Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации. Под мероприятиями понимаются совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч. Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.
- Протоколирование работы пользователей
Протоколирование работы пользователей ведется для анализа и сбора сведений о работе над различными объектами системы. Протокол дает возможность узнать, кто, когда и какое действие совершил в системе. Таким образом легко выяснять спорные ситуации.
Протоколирование работы пользователей ведется для анализа и сбора сведений о работе над различными объектами системы. Протокол дает возможность узнать, кто, когда и какое действие совершил в системе. Таким образом легко выяснять спорные ситуации.
- Учет рабочего времени и контроль исполнения
Возможность контроля учета рабочего времени для обеспечения руководителя информацией для принятия управленческих решений и оптимизации работы сотрудников.
Возможность контроля учета рабочего времени для обеспечения руководителя информацией для принятия управленческих решений и оптимизации работы сотрудников.
Как получить точную смету на IT решение?
Оставьте заявку на сайте и менеджер вам перезвонит.
Мы можем назначить видеоконференцию или приехать лично для обсуждения деталей.